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Procesos de gestión de viajes y gastos: de manual a automatizado

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Escrito por: Vera Cortés

Cuando los viajes corporativos juegan un papel importante en el éxito de tu empresa, deseas poder medir con precisión el resultado de cada uno de los viajes de negocios de sus empleados. La gestión de viajes y gastos siempre es un desafío, pero con la ayuda de una solución de software adecuada, generarás los resultados que esperabas al automatizar los procesos manuales, que de otro modo te costarían mucho dinero y tiempo.

 

 

Demasiado papeleo: viajar por negocios significa reunir una gran cantidad de recibos en papel. A medida que aumenta su número, sin una solución automatizada, comenzarás a ver a tus empleados con muchos papeles sueltos. Esto causa frustración, trabajo repetitivo, errores humanos y es una pérdida de energía y tiempo para hacer algo que se puede automatizar fácilmente.

 

Dedicación de mucho tiempo a tareas manuales: en lugar de centrarse en sus demás tareas, tus colaboradores se quedan mirando hojas de cálculo, calculando el IVA, buscando errores, etc.

 

Reembolso tardío: cuando tu equipo debe verificar manualmente el cumplimiento de las declaraciones de gastos, puede provocar retrasos graves en el reembolso, lo que genera frustración e insatisfacción en los empleados.

 

Aumento de gastos sin motivo aparente: además de los factores externos de aumento de los gastos de viaje, existen hábitos o procesos en su empresa que generan costos injustificados, que no se pueden identificar sin una solución automatizada.

 

Informes inexactos: los datos insuficientes o incorrectos te impiden encontrar soluciones adecuadas para la salud financiera de tu empresa.

Si la mejora de la gestión de viajes y gastos es una de tus principales prioridades y todavía estás gestionando los procesos manualmente, debes empezar a buscar una solución automatizada que se adapte a tus necesidades. Puede que no sea un proceso fácil, pero si te concentras en los siguientes elementos, te resultará más fácil elegir un ganador:

 

  • Identificar las necesidades de la empresa

Junto con los gerentes y partes interesadas de otros departamentos, primero identifica los desafíos y problemas que enfrentas para saber cuáles son las necesidades más importantes cuando se trata de automatizar la gestión de viajes y gastos.

 

  • Elegir las funciones adecuadas

Para cada una de tus necesidades de gestión de gastos, existe una función dedicada. Debes priorizar las funciones que necesitarás en función del problema que resuelvan, cuánto ahorras al usar esa función y tener en cuenta la integración con otros sistemas de tu empresa, la experiencia del usuario, la movilidad, etc.

  • Limitaciones de tiempo, presupuesto y tecnología

Estos son los tres parámetros que debes tener en cuenta al definir las características de una solución de gestión de viajes y gastos. Piensa en los beneficios relacionados con los costos a largo y corto plazo, concéntrate en el soporte requerido de un equipo de TI y tómate el tiempo para analizar las alternativas.

  •  Tomar decisiones juntos

La solución que elijas tendrá un impacto en todos los departamentos de tu empresa, lo que significa que debes involucrar a las partes interesadas y crear un equipo con miembros que brinden diferentes perspectivas sobre las alternativas.

  •  Comparar alternativas

Es posible que desees solicitar algunas demostraciones de los proveedores seleccionados antes de tomar tu decisión final. Una forma de asegurarte de que tu decisión sea la adecuada es documentar las especificaciones (por ejemplo, para una solicitud de propuesta) para permanecer enfocado en los criterios importantes y brindar a tus proveedores solicitudes claras.

No detengas el éxito de tu empresa al realizar la gestión de los gastos manualmente cuando existen múltiples soluciones de administración de gastos que pueden ayudarte a lograr tus objetivos.

 

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