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¿Qué son las incidencias y cómo impactan en la nómina?

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Escrito por: Vera Cortés

El pago de la nómina en tiempo y forma es vital para mantener motivados a los colaboradores y evitar disgustos o retrasos; sin embargo, la nómina se puede ver afectada o modificada por diversos factores, entre ellos, las incidencias. Este tipo de cambios deben ser tomados en cuenta cada quincena por el área de Recursos Humanos. Aquí te contamos más sobre qué son y cómo impactan la nómina.

 

¿Qué son las incidencias?

Las incidencias son esos cambios en el pago de la nómina de uno o varios empleados, es decir, los motivos por los que el colaborador debe recibir más o menos sueldo durante esa quincena. Cada empresa posee políticas diferentes, lo que impacta de manera directa las incidencias. Un error en la nómina puede ocasionar que descuentes dinero a personas que no deberías o, incluso, que realices depósitos a personas que ya no laboran dentro de la empresa. 

Ante esto, es importante que tengas presente cada quincena cuáles son aquellas incidencias que debes revisar de manera obligada.  

 

Nueva llamada a la acción

Incidencias más frecuentes 

Como mencionamos, las incidencias en la nómina son aquellas acciones que generan un cambio en el pago de la nómina y, si bien cada empresa cuenta con diversas “sanciones” o políticas que podrían incrementar o disminuir los pagos de nómina, estas son las más frecuentes:

Nuevas contrataciones

  • Incapacidad: Es importante solicitar a los colaboradores que se enfermen o requieran incapacidades que presenten los documentos pertinentes para procesar la nómina.
  • Bajas por término de contrato: En caso de que exista un despido, deberás tener presente los pagos a realizar y si serán realizados junto con el resto de la nómina. 
  • Pago de horas extra: Si uno o varios colaboradores debe recibir pago de horas extra, procura hacer el cálculo correspondiente con tiempo para pagar el proporcional adecuado.
  • Compensaciones o bonos: El pago de bonos o compensaciones puede ser realizado mediante tarjetas de regalo o monederos electrónicos para evitar confusiones con la nómina.
  • Licencias: Ya sea por maternidad, paternidad o alguna otra situación, solicita a tus colaboradores realizar el trámite pertinente para solicitar sus licencias y que no afecte tu nomina.
  • Faltas: Si por contrato has estipulado algún descuento relacionado con la falta al trabajo, será necesario que lo tengas presente al momento de realizar los pagos correspondientes.
  • Retardos: Otro descuento que suelen hacer las empresas son los retardos, ya sea por día o por acumulación. Fija el monto a restar y realiza el cálculo con tiempo de anticipación.

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¿Cómo prevenir errores en la nómina?

No pagar las cantidades adecuadas puede generar problemas en cadena, además de que los errores en la nómina suelen ser una de las causas de mayor disgusto entre los colaboradores, por eso es tan importante la prevención. Sin embargo, llevar un control manual en caso de contar con una nómina muy grande, puede resultar una tarea imposible. 

 

Consejos para optimizar tu proceso de pago nómina

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Si bien una de las principales formas de prevenir errores en la nómina es realizar archivos de Excel que sean revisados por más de un colaborador, lo ideal es contar con un programa automatizado que te facilite la revisión de la información. Existen diversos softwares o programas que te ayudan a gestionar tu nómina y en los que basta añadir, retirar o cambiar información para que el programa realice los cálculos correspondientes. 

Averigua la mejor opción para ti en el mercado y evita problemas en el pago de tu nómina.

 

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