<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=218308005863699&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

La guía completa para administrar los gastos de viajes de negocios

guia-administrar-gastos-de-viajes-de-negocios
Escrito por: Vera Cortés

La gestión de los gastos de viajes empresariales es muy importante para el éxito de una empresa. Si trabajas en esta área, estás al tanto de la gestión del flujo de caja y de la supervisión de uno de los gastos generales más importantes de la empresa. Te brindamos una guía para apoyarte a eliminar parte del estrés asociado a esta actividad y construir un proceso útil y eficaz.

 

Primero, ¿qué son los gastos de viaje de negocios?

Es un costo que se realiza al viajar por motivos de negocios. Esto puede incluir el costo de los productos o servicios necesarios para el viaje y, generalmente, está asociados con viajar fuera de casa por días o semanas.

 

¿Qué gastos de viaje de negocios pueden reembolsar los colaboradores?

 

 

Cómo gestionar el proceso de gastos de viajes de empresa

Te brindamos algunos pasos sencillos para administrar este proceso de manera fácil.

 

  • Decidir el método de pago del empleado

Debes considerar contar con tarjetas de gastos de la empresa para facilitar el seguimiento de las finanzas. Esta decisión evitará los riesgos de discrepancia fiscal provocados por el depósito a las cuentas de nómina de los empleados (ya sea por solicitud de anticipo o por concepto de reembolso), disminuirá la violación a las políticas de gasto establecidas y facilitará el proceso de aprobación y conciliación al término de los viajes de los colaboradores.

 

  • Establecer un proceso claro para la presentación de gastos

Ya sea que utilice formularios en papel, hojas de cálculo o software de gastos, tener un proceso muy claro te ayudará en la administración, pero también fijará expectativas para los empleados. Establecer acuerdos de nivel de servicio con el personal te facilitará obtener la información que necesitas de manera oportuna.

 

  • Comunicar la política de gastos

Los gastos fuera de las reglas dejan a la empresa en situaciones incómodas. La mejor manera de evitar esto es asegurarse de que todos los empleados conozcan las reglas. Comunica las reglas de manera clara y regular, para que no tengan más excusa que seguirlas. Algunas formas de lograr esto son enviar correos electrónicos a toda la empresa cada trimestre, hablarlo en las reuniones donde se encuentren todos y brindar ejemplos (sin mencionar nombres) de declaraciones de gastos buenas y malas y, por último, publicar en la intranet de tu empresa un documento activo y de fácil acceso.

 

Cómo calcular y rastrear los gastos de viajes de negocios 

Ahora viene lo más importante: el durante y después del viaje, por lo que te damos algunos consejos para que todo esté plenamente capturado y en orden.  

 

  • Registrar todo y etiquetar cada gasto

Suena obvio, pero dedicar tiempo a organizar cada recibo, factura e informe de gastos será mejor cuando llegue el momento de analizar el gasto. Lo primero que deben de hacer tus colaboradores es asegurarse de mantener un registro completo de todos los gastos comerciales de manera regular. Es primordial que tengan cuidado con los pagos en efectivo, ya que pueden omitirse fácilmente en su registro, pero siguen siendo un gasto comercial y no deben olvidarse. Cuanto más detallados sean sus registros, mejor. 

Por otro lado, puedes considerar agrupar y etiquetar los gastos de viaje de varias formas en tu administración, como tipo de viaje (cliente existente, ventas, evento corporativo), departamento y tipo de gasto. Es una buena idea asegurarte de que tus gastos recurrentes estén configurados en tu sistema de contabilidad. Si sabes que le pagarás a un proveedor todos los meses, configura esa entrada para que se repita en los meses futuros. Eso asegurará que no lo omitas y te ayudará a planificar mejor el futuro.

 

  • Calcular cada viaje

Es mejor ver el costo total del viaje y no solo dividir inmediatamente los costos de transportación y comida en tus hojas de cálculo. Esto te brindará datos valiosos que te permitirán juzgar cuánto asignar para viajes futuros a esa región / evento y te permitirá identificar viajes o colaboradores que tal vez parezcan costar más que el promedio. Asegúrate de tener en cuenta todos los elementos de cada viaje, como el costo de la transportación, hospedaje, alimentos, conexiones Wi-Fi, etc.

 

  • Categorizar los gastos

Si cuentas con algún software de contabilidad, hay algunas listas preestablecidas para que comiences a categorizar los gastos. Intenta ajustarte a estas categorías estándar tanto como puedas, de esta forma podrás ver cuáles gastos son los más altos o bajos. Para los gastos pequeños y no recurrentes, configura un campo de gastos "varios".

 

Proyecta tus gastos de viaje

Con todos los gastos contabilizados y registrados, puedes hacer comparativas con los de años anteriores e identificar cuánto es probable que gasten tus empleados a futuro. Esto te ayudará a ver dónde se está gastando demasiado o cuándo comprar vuelos, reservar hoteles, etc. más baratos. Observa la temporada, los gastos recurrentes, los comportamientos de los empleados, etc.

 

Sodexo apoya tu negocio

Con estos consejos, tienes una base para comenzar a gestionar lo mínimo y ahorrar en grande. En Sodexo contamos con una nueva solución para llevar un mejor control de tus gastos por viáticos y que te permite configurar reglas en tiempo real, basadas en tu política de gastos. Para obtener más información, haz clic en el siguiente banner. 

 

Raydoo



Suscríbete a nuestro blog