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Desafíos de gestión de gastos de viajes de negocios y cómo superarlos

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Escrito por: Vera Cortés

La gestión de los gastos por viáticos es cada vez más complicada, ya que los viajes de negocios aumentan día a día y esto representa un desafío para los equipos financieros. Según el informe de investigación de PayStream Advisors sobre la gestión de viajes y gastos, el 38% de las empresas gastan $500,000 USD o más en gastos de viajes de negocios. Para el 43% de las empresas grandes que participaron en el estudio, enfrentar el aumento del gasto en esta área es un gran desafío de gestión.

En una situación tan complicada, es importante para el departamento de Finanzas tener una forma precisa y sencilla de controlar y supervisar sus gastos de viajes de negocios. Sin embargo, muchas empresas aún confían en los antiguos métodos manuales y tradicionales o en sistemas de TI obsoletos.

En el pasado estaba bien hacer uso de estos métodos, pero ahora gracias a la competitividad corporativa, realizar este tipo de viajes se ha vuelto esencial para continuar con la operación y, al usar métodos obsoletos, las empresas enfrentan problemas que afectan negativamente las operaciones comerciales y la rentabilidad. Descubre cuáles son los desafíos principales y cómo superarlos.

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  • Procesos a la antigua y poca visibilidad

Aún muchas empresas utilizan sistemas manuales o sistemas informáticos de tecnología antigua para registrar, supervisar y estimar los gastos de viajes de negocios. Esto origina a datos inexactos que la gerencia confía en la gestión de los gastos de viajes de negocios.

La investigación mencionada anteriormente, muestra que alrededor del 35% de las PyMEs han aceptado que tienen problemas para tener una idea de los gastos de viaje de sus empleados. Naturalmente, esta escasez de visibilidad puede resultar en una mala gestión, lo que obstaculiza el crecimiento de la empresa. Para hacer frente a este problema, es aconsejable contar con soluciones de software de gestión de gastos de viajes de negocios avanzados y modernos para hacer todo de forma sistemática, precisa y rápida.

 

  • Costos de procesamiento 

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  • Retraso en la presentación de informes 

La gestión de gastos de viajes de negocios se vuelve mucho más difícil de manejar cuando la presentación de informes a la dirección se retrasa. En cambio, si se envía a tiempo, el proceso general de viajes y gastos se mantiene más fluido.

Para esto, es esencial tener una solución de software de gestión de gastos que se ocupe de estos problemas automáticamente, lo que permite un ahorro de tiempo, esfuerzo y dinero. 

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  • Gran consumo de tiempo en reembolsos

En ocasiones, los colaboradores son quienes ponen de sus bolsillos el dinero de los gastos de viaje, quedándose sin dinero durante mucho tiempo, ante el retraso de sus reembolsos. Esto sucede porque la aprobación lleva mucho más tiempo, en especial cuando hay recibos perdidos. Una manera sencilla de resolver este desafío es con un sistema de software de facturación personalizado con funciones, como recordatorios y notificaciones automáticas para tus colaboradores. Al hacerlo, tus empleados estarán más conscientes de lo que deben realizar y su proceso de aprobación llevará menos tiempo.

  •  Muchos errores en la captura de datos

La gestión de gastos de viajes de negocios también enfrenta problemas debido a las hojas de cálculo que se encuentran en muchas organizaciones y necesitan una captura de datos manual y extensa, lo que da lugar a errores. Una herramienta automática con sistema de gestión de gastos en línea ayuda a encontrar las discrepancias problemáticas y a deshacerse de los errores entre los montos de gastos y reservas. Además, el acceso a los datos será mucho más fácil.

 

  • Confusión en las políticas de gastos de viaje

Uno de los problemas clave en la gestión de gastos de viajes de negocios es la confusión en las políticas de gastos. No es fácil comprenderlas y, si un empleado no tiene una idea de lo que se incluye en un pago aceptable, definitivamente tendrá problemas.

Los gastos de viaje comunes, como el hotel y la comida, deben explicarse claramente para evitar confusiones. En caso de que la empresa tenga una asociación con cadenas particulares o una lista preferida de organizaciones, entonces debe ofrecer una hoja de referencia conveniente para ahorrar tiempo y disminuir la complejidad. La mayoría de los empleados buscan que los hoteles cobren poco para ahorrar dinero, pero al final, tienen que pagar más de lo que pagarían con una cadena hotelera asociada. Un sistema de software de gestión de gastos en línea con esta información es muy beneficioso, particularmente para los empleados que viajan por motivos de negocios.

Tus colaboradores deben poder obtener información y políticas relacionadas de manera fácil y rápida para su conveniencia, ya que la mayoría de ellos no tienen los datos necesarios para tomar una decisión adecuada. De esta forma, podrán realizar la gestión de viajes y gastos fácilmente.

 

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