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Lo que debes considerar antes de establecer un nuevo modelo de trabajo en tu empresa

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Escrito por: Vera Cortés

Para estar preparado ante cualquier escenario de contingencia, es esencial tomar la decisión de llevar a cabo un esquema de trabajo a distancia. Esta acción debe ser planeada y realizada por trabajadores y patrones siguiendo una serie de pasos. Antes de iniciar una disciplina de teletrabajo, deben tomarse en cuenta las tareas que pueden realizarse en casa y el personal con la capacidad para hacerlas, además de los arreglos que deben realizarse en los domicilios para hacer viable que el trabajo resulte exitoso.

 

¿Qué hacer cuando eres empleador?

 

Los empleadores deben trabajar en coordinación con los colaboradores, ser comprensivos y flexibles. Asimismo, ambas partes deben entender que no todos los trabajos ni todas las personas son capaces de trabajar en casa. El carácter de los empleados, así como sus deberes, deben ser puestos en consideración antes de decidir si es viable o no:

 

Identificación de funciones, procesos y equipos

Es importante que la aplicación del teletrabajo dentro de las empresas tenga un objetivo claramente establecido y una visión estratégica de implementación. La primera tarea debe ser identificar las labores, funciones y procesos que son susceptibles de realizarse en casa. Es posible que cuando se trabaja por equipos sea más complicado llevar el trabajo al domicilio de los empleados; sin embargo, pueden existir procesos con posibilidades de éxito.

 

Identificación del personal viable para teletrabajo

Es recomendable hacer un mapeo de la estructura organizativa que permita determinar la aplicabilidad de un programa de teletrabajo. Para ello es necesario identificar las áreas y puestos que son viables. 

 

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Comunicación

Antes de iniciar las tareas, debe quedar clara la manera en que se va a compartir la información y a desarrollar la comunicación, sin invadir el espacio de la vida privada del colaborador. Esto puede ser a través de correos electrónicos, reuniones ocasionales, videoconferencias, llamadas telefónicas o una mezcla de todos estos. También debe especificarse cuándo y dónde se realizarán estos contactos. Si no se consigue una buena comunicación, obtener resultados a través del home office puede resultar complicado e ineficiente.

 

Capacidades y herramientas de trabajo

El patrón debe asegurarse de que los empleados cuentan con las herramientas para realizar sus labores habituales desde casa. Las posibilidades de acceso a la tecnología en casa, al software, así como tener un plan para reparar fallas tecnológicas con prontitud, serán cruciales al realizar teletrabajo.

 

Definir metas y obtener resultados

El supervisor y el empleado deben definir con claridad los deberes, las expectativas y las fechas de entrega. Al mismo tiempo, debe tenerse cuidado de no sobrecargar al colaborador, ni de darle poco trabajo. Las actividades de quienes permanecen en la oficina y de quienes trabajan en casa tienen que estar balanceadas. Asimismo, debe estimularse al empleado brindándole beneficios que mejoren su Calidad de Vida y los haga sentir comprometidos con la organización.

 

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Supervisión y horarios

Los colaboradores deben tener claro lo que se espera de ellos, para lo cual debe acordarse:

  • Los horarios en que estarán disponibles.
  • La forma en que se llevará a cabo la comunicación.
  • La manera de equilibrar el trabajo y la vida privada. 
  • Reglas sobre archivo de documentos y resguardo de la información.
  • La forma en que se evaluará el desempeño.

 

Evaluaciones

La puesta en marcha del teletrabajo podrá realizarse de manera escalonada o en un único momento. Los roles habituales en el lugar de trabajo deben permanecer, así como las cadenas de mando para asegurar la entrega de resultados y el arribo a las metas planteadas. Para esto es necesario realizar evaluaciones cada cierto tiempo, identificar dificultades, errores, y la manera de resolverlos.

 

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