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5 consejos para elaborar un plan de trabajo eficiente

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Escrito por: Vera Cortés

Definir metas y objetivos puede no resultar complejo; sin embargo, desarrollar la estrategia para lograrlo suele dejarse de lado, lo que ocasiona desorganización y retrasos. Una de las mejores herramientas para evitar que esto suceda es la elaboración de un plan de trabajo eficiente. Aquí te contamos qué es y por cómo elaborarlo. 

 

¿Qué es un plan de trabajo?

Los planes de trabajo suelen ser elaborados por los Project Manager o los Directores de empresas, debido a que son herramientas que facilitan el cumplimiento de metas y la organización de los recursos necesarios para lograr objetivos específicos. 

Este tipo de planes suele ser más empleados en equipos de alto rendimiento debido a que involucra menos personas; sin embargo, desarrollar planes para cada proyecto y área te permitirá incrementar la productividad, detectar errores a tiempo y lograr objetivos en tiempo y forma. Las primeras veces puede parecer tedioso y complicado, pero con la práctica, notarás que es más fácil de lo que pensabas. 

 

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Define el objetivo

Elaborar un plan de trabajo eficiente es imposible si no se ha definido un objetivo, por eso, este punto siempre debe ser el primero en tu lista. Cada objetivo es único, de modo que los criterios de evaluación o cumplimiento pueden cambiar, por eso es importante definir los puntos a cumplir para considerarlo un éxito. Entre los criterios más frecuentes destacan:

  • Entrega de material en tiempo y forma.
  • Criterios medibles como alcance o ventas. 
  • Impacto en procesos internos.
  • Nivel de calidad.
  • Competitividad

¿Qué es el trajo por objetivos?

Tú decides los criterios a tener en cuenta, pero recuerda siempre que estos criterios deben ser fijados antes de empezar el proyecto para mantener un orden y enfoque. 

 

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Identifica los recursos necesarios

Para lograr todo objetivo se necesitan recursos, en ocasiones son de la misma área, pero en la gran mayoría el trabajo suele ser interdisciplinario. Ante esto, es importante que definas en tu plan de trabajo los recursos que requerirás para cumplir con la meta fijada, de modo que puedas estructurar el flujo de trabajo y los elementos que interactuarán entre ellos. 

Los planes de trabajo también ayudan a conocer mejor las responsabilidades de cada área y mejorar el ambiente laboral, debido a que las responsabilidades y habilidades de cada colaborador quedan claramente definidas.

 

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Especifica el medio de comunicación

Muchas empresas cuentan con chats internos o un correo electrónico empresarial, pero en ocasiones no se define con claridad por qué medios se entregarán reportes, se monitoreará avance o se aclararán dudas. Por eso es importante definir el medio de comunicación que se empleará para cumplir el objetivo establecido. 

5 Tips para tener comunicación efectiva en home office

Existen plataformas de gestión de personal que permiten asignar tareas, compartir archivos, monitorear horas e interactuar de diversas maneras, algo como una red social de trabajo y que puede resultar muy útil para comunicarse, más cuando un solo colaborador está involucrado en diversos proyectos. 

Otra forma de organizar la comunicación es definiendo un solo medio para dudas, reuniones, solicitudes y entregas, de modo que cuando requieran encontrar algún archivo o monitorear el avance, puedan encontrarlo rápidamente. Este medio puede ser el correo electrónico o incluso WhatsApp siempre y cuando se realice bajo términos previamente definidos.

 

Establece procesos de trabajo

Una vez elegida la vía de comunicación deberás definir los flujos de trabajo, las responsabilidades y la jerarquía de cada integrante. Esto permitirá que la información llegue a quien tiene que llegar en el momento que tiene que llegar, evitando retrabajar procesos, corregir errores o incluso omitir partes del proceso.

Otro gran beneficio de esta parte del plan de trabajo es que evitará la pérdida de tiempo ocasionada por no saber el siguiente paso en el proceso del trabajo. Es importante que expliques estos procesos a tus colaboradores para que resuelvan sus dudas o propongan opciones que agilicen el cumplimiento del objetivo.

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Define plazos de revisión y entrega

Ya tienes el 90% de tu plan de trabajo, ahora es momento de considerar cuánto tarda cada proceso para definir plazos de revisión y entrega dentro de un calendario al que todos los involucrados deben tener acceso. 

Definir estos plazos no solo mantiene enfocado y motivado a tu equipo, también permite que te involucres de manera activa y que se detecten posibles errores o mejoras antes del producto final. Otro punto clave de los plazos es que te permitirán saber de manera anticipada si lograrás o no el cumplimiento, aspecto importante cuando se trabaja con terceros o con algún cliente.

 

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