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5 tips para tener una comunicación efectiva en home office

Escrito por: Vera Cortés

En México, algunas empresas han decidido regresar al trabajo presencial, ya sea de tiempo completo, medio tiempo o en jornadas mixtas, es decir, combinado con el home office; sin embargo, para muchas otras, el trabajo en casa pasará de ser una opción ante la emergencia a una nueva y definitiva forma de trabajo. Teniendo esto en cuenta, es importante asegurarte de tener una comunicación efectiva que asegure el cumplimiento de metas aún trabajando de manera remota.

 

Elegir las herramientas que cumpla con tus necesidades

La tecnología nos ha permitido continuar e incluso optimizar el trabajo a pesar de la distancia física requerida debido a la contingencia sanitaria. Pero, la realidad es que no todas las empresas tienen las mismas necesidades o requieren las mismas herramientas para cumplir con sus labores, por esto es importante hacer un análisis y establecer las herramientas que te facilitarán más el desarrollo de tus actividades.

Para elegir estas herramientas debes tener en cuenta todos los procesos y necesidades de cada área y proyecto y, si bien todas las empresas requerirán cosas particulares, existen algunas fundamentales que, sin importar el giro empresarial, te ayudan a tener un mejor control de las actividades, como:

  • Calendario 
  • Herramientas de videoconferencias
  • Gestor de tareas
  • Herramientas para compartir información o documentos en tiempo real

 

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E-mail, el medio de comunicación básica

Muchas veces, trabajar de manera presencial facilita la comunicación inmediata entre colaboradores y suele dejarse de lado el uso del correo electrónico; sin embargo, realizar llamadas constantes haciendo home office puede hacer que se olvide información o no se respeten los horarios laborales de los trabajadores.

Así, es importante que comuniques a tus colaboradores la importancia de manejar de manera óptima este medio de comunicación. Ya sea para comunicar una tarea, resolver dudas, dar seguimiento a algún proyecto, dejar por escrito las tareas asignadas, etc. , hacerlo mediante un e-mail te ayuda a ser más concreto, específico y efectivo, debido a que se reduce la posibilidad de distracción. Además, te permite revisar la información las veces que sea necesario sin tener que interrumpir al resto del equipo.

 

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Monitoreo o reporte frecuente

Supervisar un equipo a distancia no tiene por qué ser complicado si se define un plan adecuado que, cabe destacar, no será el mismo para todas las empresas o incluso áreas de un mismo negocio. 

Para tener un mejor control del trabajo de tus colaboradores puedes desarrollar formatos con casillas específicas para cada trabajador o área de tu empresa. De acuerdo a tus necesidades puedes solicitar el llenado de dichos formatos de manera quincenal, mensual o incluso trimestral.

Otra forma de tener estar informado del estatus de cada uno de los proyectos son los gestores de tareas. En estos puedes establecer horas para cada tarea, conocer en qué momento del desarrollo se encuentra un proyecto e incluso compartir archivos de manera inmediata a todos los involucrados en dicha tarea. 

Toma en cuenta los procesos y las necesidades de tus empleados para elegir la mejor forma de monitorear el trabajo, tener todo en una misma plataforma ayudará a tener una comunicación efectiva con todos los involucrados al mismo tiempo.

 

Videollamadas periódicas

Un equipo de trabajo efectivo necesita implementar la comunicación efectiva como regla básica y resulta mucho más importante cuando no es posible trabajar en el mismo lugar, por esto, las videollamadas periódicas son tan importantes cuando se implementa un modelo de home office.

No se trata de hablar diario con tus colaboradores, sino de planear llamadas frecuentes y estratégicas que permitan conocer desde el estado de sus proyectos, sus dudas y necesidades, hasta para monitorear su salud física y emocional debido al confinamiento. Este flujo de comunicación fortalece la confianza entre los integrantes del equipo y ayuda a eficientar la comunicación y los procesos de trabajo.

 

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Roles y objetivos claros

Sin duda, una de las mejores formas de establecer una comunicación efectiva en home office es definir roles y objetivos claros, ya que cada integrante conocerá su función y responsabilidades, además de tener claro quién o quiénes son los colaboradores con los que tienen que mantener comunicación.

Cuando los empleados conocen los flujos de trabajo, evitan acudir a la persona equivocada cuando hay dudas o compartir archivos en el área errónea, generando retrasos en el desarrollo de proyectos. Además, te asegurarás de que cada integrante de tu equipo conozca claramente las tareas que tiene asignadas y su lugar dentro del flujo de trabajo.

 

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