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Tips para tener un buen control de gastos en una empresa

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Escrito por: Vera Cortés

Mantener en orden las finanzas de una empresa no es tarea fácil, hay diversas variantes a tomar en cuenta y, en muchas ocasiones, existen factores externos que pueden impactar la situación financiera de un negocio y que no es posible controlar. Pero, lo que sí está en tus manos es la capacidad de estar preparado para enfrentar diversas situaciones, por eso te brindamos estos tips para tener un buen control de gastos en una empresa.

 

Política de gastos

Para tener cuentas claras, lo primero que debes hacer es una política de gastos clara y completa que establezca protocolos y medidas claras en cada tema financiero de la empresa. Es fundamental debido a que, en caso de que tu personal cambie, no tendrás problemas en la adaptación del nuevo integrante y tu manejo de finanzas no se verá modificada o afectada. 

Es importante que dentro de tu política incluyas:

  • Manejo de caja chica: controlar el flujo de efectivo dentro de una empresa puede resultar complejo e incluso implicar ciertas pérdidas debido a un mal manejo.
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  • Gastos variables: este tipo de gastos son los ligados a la producción, productividad o crecimiento y, si bien no pueden predecirse con exactitud, sí es posible hacer una proyección y plan de acción.
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  • Gastos fijos: como su nombre lo dice, estos gastos son aquellos que debes hacer de manera regular y obligatoria como la nómina o el pago de algún crédito.
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  • Gastos directos e indirectos: diferenciar ambos no siempre es sencillo, pero de manera sencilla, los directos están relacionados con el producto o servicio que brindas, mientras los indirectos se relacionan a algo ajeno.
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  • Gastos con flujo y sin flujo: los gastos con flujo son aquello que tu empresa solventa de manera directa, mientras que los gastos sin flujo impactada tu negocio, pero no los cubres de manera directa como las amortizaciones.

 

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Tecnología y herramientas de administración

Si bien hay trámites que generan más confianza al realizarse de manera física, es decir, con papel, la realidad es que la tecnología puede ayudar a optimizar los procesos y reducir la posibilidad de errores. 

Contar con un programa o archivo en el que puedas registrar gastos, tickets, facturas, pérdidas y ganancias puede incluso darte la oportunidad de detectar problemas, gastos innecesarios o áreas de oportunidad. 

Otra buena oportunidad para tener un buen control de gastos en la empresa es colaborar con un socio estratégico. Es decir, cuando otorgas vales de despensa, vales de gasolina o alguna prestación, realizarlo a través de un proveedor que te ofrezca claridad financiera siempre será un punto a tu favor. Reportes especializados, monitoreo de gastos y beneficios fiscales que puedas supervisar en cualquier momento hará que te ahorres tiempo e incluso dinero. 

 

Presupuestos claros

Los presupuestos son uno de los primeros pasos para que una empresa mantenga un control de gastos optimizado, ya que al realizarlo debe ejecutarse un análisis sobre los resultados del año anterior, en el que se toman en cuenta las áreas de oportunidad, los aciertos, los cambios que generaron un resultado positivo, los errores administrativos, etc.

Teniendo en cuenta lo anterior se puede realizar un presupuesto claro que permita desarrollar estrategias que favorezcan el crecimiento de la empresa. Los presupuestos ayudan a mantener organizadas las finanzas y a conocer las áreas en las que es preciso invertir en ocasiones futuras. Por otro lado, te permite estar preparado para enfrentar situaciones adversas como la suscitada este año con la crisis sanitaria. 

Un presupuesto no tiene que ser fijo, ya que pueden surgir diversas complicaciones o situaciones a lo largo del año que impliquen un cambio de estrategia; sin embargo, es precisamente tener un presupuesto lo que te permite darte cuenta de las cosas que no están saliendo de la manera prevista.

 

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6 puntos básicos para elaborar un presupuesto anual

 

Reportes y revisión

Toda la información pierde su potencial si no se organiza de manera adecuada, por esto es necesario que establezcas una serie de plantillas, fórmulas, calendarios y metodologías para poder presentar los datos de manera acertada. Además, permitirá que al realizar los análisis y revisiones se tenga claro qué información se busca, los datos que hay que revisar y cómo hay que mostrarlo al resto del equipo.

Por otro lado, tener bien organizado el proceso de reportes, permite que la revisión sea más sencilla y rápida, además, podrás comparar los resultados de meses anteriores o incluso otro tipo de formatos, para identificar mejor las áreas de oportunidad en el control de gastos de tu negocio.

 

 

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