Después de cinco días de un viaje de negocios en el que te reuniste con clientes exigentes, asistes a múltiples conferencias y corriste del hotel a la oficina y al aeropuerto, es difícil llegar a casa y comenzar a recopilar todos los recibos para poder crear tu informe de gastos. Aunque ciertamente puede esperar hasta el día siguiente de tu llegada, sabes que todo ese proceso debe realizarse y, tan solo de pensarlo, es muy cansado.
La verdad es que cualquiera que viaje por trabajo, en realidad está haciendo dos trabajos a la vez: el que requería el viaje; y recopilar y reportar los detalles de los gastos a la gerencia. Como viajero de negocios, mantener un registro de toda esa información puede resultar irritante y afectar el espacio de tu negocio. Además, debido a la situación económica en la que actualmente nos encontramos es probable que también tu empresa se esfuerce por mantener bajos los costos de viaje. Si tu organización utiliza una herramienta para hacer reservaciones desde el celular y también rastrea los recibos, eso realmente puede ayudar; sin embargo, no todos tienen tanta suerte.
Por eso, te apoyamos con 11 consejos para que ahorres y tus colaboradores puedan administrar los gastos de la mejor manera.
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Informar sobre las políticas de viajes de tu empresa
Lo esencial es que todos tus empleados conozcan las políticas de viajes y reembolso de tu empresa. Esto puede parecer obvio, pero saber exactamente qué pueden reservar dentro de la póliza y qué tipo de información necesitarán proporcionar al regresar, hará que completar esos informes de gastos sea mucho más rápido. Un nuevo estudio de la GTBA revela una gran desconexión entre lo que reservan los viajeros de negocios y lo que sus gerentes creen que están reservando.
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Solicitar registro de los detalles
No solo deben guardar TODOS los recibos asociados con su viaje, sino que también realizar notas que incluyan cuándo, dónde, quién y por qué de la compra. ¿Invitar a un cliente a cenar? Antes de salir del restaurante, pueden escribir en el reverso del recibo el nombre del cliente, los temas comerciales discutidos, el número de su grupo, etc. Estos detalles serán de mucha ayuda al llenar el informe de gastos.
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Realizar un seguimiento de los gastos
Algunas empresas de gestión de viajes proporcionan servicios de aplicaciones móviles para todo, desde la reserva hasta el seguimiento de gastos y el deber de diligencia. Incluso si tu empresa no utiliza sistemáticamente una aplicación móvil, puede utilizar una aplicación móvil para el envío instantáneo de recibos y la aprobación de gastos sobre la marcha.
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Pedir que envíen el informe de gastos lo antes posible
Lo ideal sería que tus colaboradores enviaran su informe dentro de las 48 horas posteriores al regreso de su viaje, con la finalidad de que tengan todos los detalles de sus gastos muy frescos.
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Mandar tips a través de comunicados internos
Aconseja a tus colaboradores con tips fáciles y rápidos de recordar, como que tengan un sobre o carpeta especial para los recibos, itinerarios, facturas y todos los demás documentos asociados con su viaje. Esto evita que se mezclen con los gastos personales. Mejor aún, si les brindas una tarjeta exclusiva para viajes de negocios podrás aconsejarlos sobre cómo tener todos los gastos organizados desde el principio, pedir el presupuesto antes de su viaje, etc.
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Planificar con anticipación
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Reservar boleto aéreo con escalas o cambios de avión
En ocasiones, los vuelos sin escalas pueden ser más costosos y, a veces, sacrificar un poco de comodidad vale la pena, en especial cuando son viajes internacionales. Todo depende de la comparación de precios, los horarios de salida / llegada y, lo que es más importante, la calidad de la sala de clase ejecutiva del aeropuerto.
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Usar una aplicación que rastree los hábitos de gasto
Usar una app que guarde el récord de los gastos y haga un seguimiento es de muchísima ayuda, ya que permite que tus colaboradores se ajusten al presupuesto que tienen disponible.
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Considerar el calendario anual al planificar su viaje
Cada empresa es diferente, pero algunas dan presupuestos de viaje anuales a sus empleados. Si es tu caso, asegúrate de revisar el presupuesto anual y planificar con anticipación algunos viajes, de esta manera podrás ahorrar algo de dinero mediante la reserva anticipada de boletos de avión, hotel y reservas de carro.
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Reservar dos boletos de ida en lugar de uno redondo
Esto puede parecer contradictorio, pero hay dos buenas razones para intentarlo. La primera es que, a veces, reservar dos boletos de ida es más barato que los vuelos de ida y vuelta. La segunda, si necesitas cancelar o reprogramar solo una parte del viaje, como el vuelo de regreso, solo debes preocuparte por las tarifas de transferencia o un nuevo boleto para uno de los vuelos, no ambos. De lo contrario, la empresa pagará un boleto de ida y vuelta, más una tarifa de cancelación, más las tarifas de transferencia adicionales (siempre hay más tarifas), más el costo del nuevo vuelo de regreso.
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Comparar tarifas aéreas no solo de las aerolíneas, sino también de los aeropuertos vecinos
Es posible encontrar un vuelo más barato, o quizás a una hora más conveniente, en el aeropuerto cercano. Durante la temporada alta de viajes (fines de semana y feriados), los aeropuertos más pequeños estarán menos concurridos y pueden tener opciones de vuelo más baratas.
Esperamos que estos consejos te permitan tener un mayor ahorro y una mejor organización en la gestión de gastos corporativos. Recuerda que la planeación es clave para tener una buena experiencia de viaje.
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